Gérer les interruptions au travail

On a beau s’organiser, on est sans cesse interrompu et toute notre organisation tombe à l’eau. Et si ce n’était pas une fatalité ?

Je vous partage une anecdote du quotidien. Depuis quelques jours le travail s’intensifie : j’ai de plus en plus de sollicitations, notamment au téléphone. Alors que je suis en train de travailler sur un dossier, je reçois un appel, j’ouvre un autre dossier, puis arrive un autre appel, j’ouvre encore un dossier… Et les choses s’empilent jusqu’au moment où je ne sais plus où j’en suis !

Ce mode de fonctionnement finit par poser problème : voilà que, entre 2 dossiers, j’ai envoyé le mauvais message à la mauvaise personne, dans une situation qui porte à conséquence.

Alors je choisis de me recentrer.

Comment rester efficace quand les interruptions au travail se multiplient ?
Les interruptions sont de deux ordres :
  • à l’écrit (notamment le mail et les textos)
  • à l’oral (en physique ou par téléphone).

Pour tout ce qui est à l’écrit, je choisis de ne pas nécessairement traiter le message au moment où la notification attire mon attention, mais plutôt au moment où je choisi d’accorder du temps et de l’attention à cela. C’est moi qui décide du moment où je vais vers mes messages, ce n’est plus eux qui décident de me sortir de ce que je suis en train de faire.

Pour ce qui concerne les appels téléphoniques et les interruptions de personnes qui se présentent à mon bureau, ce n’est pas moi qui peux choisir le moment. Alors, quand ça se présente à moi, je prends le temps de dire : « attendez, je prends une ou deux minutes s’il vous plaît, pour clôturer ce sur quoi j’étais ». Cela me permet par exemple de noter là où j’en étais pour pouvoir reprendre plus facilement ensuite. Ça me permet peut-être de fermer le fichier sur mon ordinateur ou d’enlever le document de mon bureau pour pouvoir me consacrer à ce qui se présente.

Comment rester serein quand les interruptions au travail se multiplient ?
Et puis surtout, je prends le temps à la fin, lorsque je raccroche le téléphone ou que la personne repart, de décider du moment d’agir : bien souvent, suite à l’échange, il y a une action à mener. Cette action, est-ce que je décide de la réaliser tout de suite ou de la planifier pour plus tard ? Pour ça, je commence par estimer le temps que cela va me prendre : 5 minutes, un quart d’heure, une demi-heure, une heure… Puis :
  • Soit, je choisis de la faire tout de suite et donc de décaler autre chose de 5 minutes, un quart d’heure, une demi-heure.
  • Soit je vais choisir de ne pas le faire maintenant et de le prévoir pour plus tard.

Avec cette méthode, ça va m’éviter de gérer uniquement les actions qui se présentent dans la journée au détriment des choses importantes qui étaient prévues dans cette journée (et qui ne se retrouvent pas faites alors que les choses qui auraient pu attendre demain sont faites). Mon gain d’efficacité devient aussi un gain de sérénité.

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