Nos astuces pour une co-animation présentiel / distanciel réussie

Suite à la réussite de notre co-animation avec Bee Engineering, nous vous partageons les facteurs clés de succès que nous avons identifiés.

D’abord, précisons le contexte : animer à distance un séminaire présentiel interactif et nourri d’échanges. La solution : 20 participants dans la salle de séminaire, une coach à l’écran, une RH dans la salle pour faire le relais.

En amont, nous avons passé beaucoup de temps entre les 2 co-animatrices (coach + RH) pour échanger sur notre vision, les modalités d’animation, la répartition précise des rôles de chacune pour chaque activité, … Les idées novatrices de la coach sont régulées grâce à la connaissance des participants par la RH, afin de ne conserver que les méthodes d’animation auxquelles ils accrocheront.

Afin de faciliter le suivi par la coach de ce qui se passe en salle, des outils interactifs ont été privilégiés : outil de sondage via Smartphone, demande aux participants de brandir des post-its de couleurs pour donner la tendance, photo et mise à l’écran des documents produits en salle, …

Outre l’aspect animation, l’aspect matériel revêt une importance cruciale dans la fluidité de la journée. Entre une semaine et un jour avant l’événement, il faut tester tout le matériel :

  • le positionnement de la caméra (en hauteur, pour une vue d’ensemble, sans cacher l’écran)
  • le micro et les hauts parleurs (en se positionnant à différents endroits dans la salle)
  • le positionnement et l’alignement des chaises / tables en fonction de la caméra et du son
  • la vidéoprojection

Astuces :

  1. Même si on a l’impression que « ça prend 5 minutes », prévoir 30 minutes à 1h pour ce rendez-vous qui réunit a minima la coach et la RH.
  2. Pensez à prévoir une connexion internet de secours et un ordinateur de secours en cas de plantage.
  3. Concernant le son, il faut anticiper que lorsque les participants s’expriment nombreux, le micro peut saturer et il est impossible de comprendre / suivre ce qui se dit dans la salle. De la même manière, en cas d’environnement sonore bruyant (par exemple lors d’un travail en sous-groupes), les participants n’entendront plus la coach. La co-animatrice en présentiel est alors très précieuse pour relayer les informations dans les 2 sens.
Le jour J, nous avons prévu un double canal de communication : la visio avec l’ensemble du groupe, un tchat en direct sur Smartphone entre les 2 co-animatrices. Cela a permis de nombreux échanges « en off » pour apporter en live au sein des groupes de travail l’expertise de la coach à distance.
La confiance et le travail constructif dans le même sens, dans un objectif commun, sont évidemment le facteur essentiel pour la fluidité de cette co-animation particulière.

Pour terminer, voici une petite check list pour le jour J, une demi-heure avant le démarrage :

  • vérifier la batterie / le branchement de l’ordinateur
  • re-tester le micro, les hauts-parleurs, la caméra, l’écran
  • checker tout autre élément pédagogique / d’animation

Bonne animation !