Aujourd’hui, nous abordons ce sujet qui revient tellement souvent dans la gestion du temps au quotidien : la gestion des mails !
Prenons le temps d’étudier 2 aspects : les mails que je reçois et les mails que j’envoie.
D’abord, les mails que je reçois.
Est-ce que c’est moi qui choisis quand est-ce que je lis mes mails, ou est-ce que ce sont eux qui choisissent pour moi que c’est le moment de les lire ?
Autrement dit, quand il y a un mail qui arrive, une notification, des mails qui s’accumulent dans la boîte, … est-ce que j’arrête ce que je suis en train de faire pour aller regarder ces mails, pour les traiter, pour m’inquiéter de la problématique que je devrais traiter plus tard ? Ou est-ce que j’alloue un temps pour chaque chose ?
Quand je travaille sur un dossier, je me concentre uniquement sur ce dossier. Ma boîte mail reste fermée. Une fois que j’ai terminé de traiter ce dossier, je vais allouer un moment où je vais ouvrir ma boîte mail et regarder mes mails.
Autrement dit, l’idée c’est d’accorder un temps à chaque chose et pouvoir se concentrer pleinement sur ce que l’on a choisi de faire, sans être régulièrement interrompu. Alors, quel est le bon rythme ? Est-ce que c’est une fois par jour, 2 fois par jour, 3 fois par jour ? 2 fois par jour est souvent une bonne moyenne, mais il n’y a pas de règle générale, ça dépend de vous, de votre poste, de vos missions :
- Est-ce que c’est gênant si je ne vois pas mes mails d’ici 2 heures ? Est-ce que ça porte à conséquence ?
- D’ici quatre heures ? Est-ce que ça porte à conséquence ?
- D’ici la fin de la journée ? Est-ce que ça porte à conséquence ?
La réponse à cette question va vous donner la bonne fréquence. Donc cela peut être une fois le matin, une fois l’après-midi. Cela doit être en fonction de votre organisation et des conséquences.
Et donc je prends du temps sur des choses différentes et je prends des temps où je vais traiter mes mails. À ce moment où je vais lire mes mails :
- si c’est une petite chose qui dure une ou deux minutes à traiter : je le fais tout de suite
- si c’est plus long (plus de 2 minutes) : je vais planifier, décider du moment où je le traiterai ensuite.

Maintenant, il y a aussi les mails que j’envoie.
Souvent, cela va plus vite d’envoyer un mail que d’appeler la personne, de fixer un rendez-vous ou une réunion. Mais est-ce que ça va vraiment plus vite ? Alors, dans l’instant, oui, pour envoyer le mail cela va plus vite. Mais pour traiter l’ensemble de la question, l’ensemble du dossier ? Après avoir envoyé le mail, je vais devoir attendre d’avoir la réponse. La réponse ne va pas forcément arriver au bon moment. Il va falloir que je me remette dans le dossier. Éventuellement, la personne ne va pas avoir compris, donc je vais lui répondre pour réajuster, etc.
Alors in fine, oui dans l’instant cela va plus vite. Mais finalement, on n’a pas forcément gagné du temps. Du coup, je vous invite bien quelquefois à ne pas envoyer un mail, mais plutôt à décrocher votre téléphone pour vous coordonner avec la personne. Ça va peut-être prendre un petit peu plus de temps, mais au moins quand vous allez raccrocher, vous êtes sûr que le dossier est traité. S’il faut envoyer un document, rien n’empêche d’être au téléphone et en parallèle de s’envoyer le document par mail, et de s’assurer qu’il est bien reçu, vérifier son contenu, etc. Ainsi, au moment où je raccroche, je suis sûr que le dossier est traité et je peux le classer pour passer à autre chose.
Je vous invite à mettre en œuvre ces petites astuces, en espérant que cela vous aide à ne plus vous laisser envahir par les mails.